Основы бухгалтерского учета для основателей: Привычка вести учет, которая сохраняет вашу честность

Бухгалтерский учет для владельцев малого бизнеса — это не подготовка налогов и не бухгалтерия — это ежемесячная привычка, которая говорит вам правду о ваших маржах и ваших денежных потоках до того, как это сделает банк. Основатели, которые ведут чистый учет, замечают снижение маржи в марте, а не обнаруживают его в декабрьском обзоре, и этот девяностодневный запас времени стоит больше, чем любое бухгалтерское программное обеспечение.

Привычка ведения учета

Учетная книга — это просто датированный список каждого доллара, который поступает и уходит, отсортированный по категориям, которые вы контролируете. Важна привычка — это расписание: тридцать минут, два раза в месяц, каждый месяц — сопоставление с банковскими выписками, сортировка транзакций в одни и те же категории и анализ двух цифр, которые меняют решения.

• Доход: каждая продажа, возврат и сбор, с указанием клиента и даты.
• Прямые затраты: стоимость проданных товаров — сколько на самом деле стоил каждый продукт или работа.
• Операционные расходы: аренда, зарплата, маркетинг, программное обеспечение, страхование — в категориях, по которым вы можете действовать.
• Выводы владельца и налоговые платежи: деньги, которые вы выводите, и деньги, отложенные, отслеживаемые как отдельные строки, а не как загадка.

Доходы и расходы, честно

Соблазн заключается в том, чтобы сортировать расходы, чтобы минимизировать налоги, и признавать доход только тогда, когда это удобно. Сопротивляйтесь обоим. Если ваши книги рассказывают любую историю, отличную от банковской выписки, они не полезны — а время налогов — это худший момент, чтобы узнать, что учетная книга была косметической.

Категоризируйте так, как вы будете тратить, а не так, как это делает налоговая форма. Книга, которая отслеживает маркетинг как одну массу, не может сказать вам, что оплачиваемый канал мертв; книга, которая разбивает расходы на рекламу, места и программное обеспечение, может. Ваши категории должны быть рычагами, которые вы используете.

Сопоставьте транзакции прошлого месяца с банковскими и карточными выписками
Отсортируйте каждую транзакцию в ваши повторяющиеся категории
Запишите валовую маржу и направление наличных за месяц
Отметьте все, что превышает $500 без категории или истории
Обновите свой 90-дневный прогноз наличных с реальными цифрами
Готово — менее 40 минут, если привычка ежемесячная, часы, если нет

Когда нанимать бухгалтера

Правило простое: нанимайте, когда ведение бухгалтерии стоит вам больше времени и ошибок, чем ежемесячная ставка. Для большинства основателей это происходит где-то между $20,000 и $50,000 в месяц дохода или когда приходит время выплаты зарплаты. Сигналы конкретные: вы отстаете более чем на месяц, вы боитесь этой задачи, или ваш налоговый консультант задает вопросы, на которые вы не можете ответить.

Книга — это бизнес

Основатели, которые ведут чистый учет, не нуждаются в том, чтобы им говорили, когда они в беде; книга говорит им. Таблица маржи, денежный запас, ценовая лестница — каждое финансовое решение в руководствах этого сайта основано на учетной книге. Бухгалтерия не является обременением, прикрепленным к бизнесу; это и есть бизнес, представленный в форме, которую вы можете читать.