Noções Básicas de Contabilidade para Fundadores: O Hábito do Livro Razão que Mantém Você Honesto

A contabilidade para proprietários de pequenas empresas não é preparação de impostos e não é contabilidade — é o hábito mensal que lhe diz a verdade sobre suas margens e seu fluxo de caixa antes que o banco faça isso por você. Fundadores que mantêm um livro-razão limpo identificam uma margem em declínio em março, em vez de descobri-la na revisão de dezembro, e essa vantagem de noventa dias vale mais do que qualquer software de contabilidade.

O hábito do livro-razão

Um livro-razão é simplesmente uma lista datada de cada dólar que entra e cada dólar que sai, organizado em categorias que você controla. O hábito que importa é a programação: trinta minutos, duas vezes por mês, todo mês — combinando com o extrato bancário, classificando transações nas mesmas categorias e observando os dois números que mudam decisões.

• Receita: cada venda, reembolso e taxa, com o cliente e a data em que ocorreu.
• Custos diretos: o custo das mercadorias vendidas — o que cada produto ou trabalho realmente custou a você.
• Despesas operacionais: aluguel, folha de pagamento, marketing, software, seguro — em categorias que você pode agir.
• Retiradas do proprietário e pagamentos de impostos: dinheiro que você retira e dinheiro reservado, rastreado como suas próprias linhas, não como mistério.

Receita e despesa, honestamente

A tentação é classificar despesas para minimizar impostos e reconhecer receita apenas quando é conveniente. Resista a ambas. Se seus livros contam qualquer história diferente do extrato bancário, eles não são úteis — e o período de impostos é o pior momento para descobrir que o livro-razão era apenas cosmético.

Categorize da maneira como você vai gastar, não da maneira como o formulário de imposto faz. Um livro que rastreia marketing como uma massa não pode lhe dizer que o canal pago está morto; um livro que separa gastos com anúncios, locais e software pode. Suas categorias devem ser as alavancas que você aciona.

Combine as transações do mês passado com os extratos bancários e de cartões
Classifique cada transação em suas categorias recorrentes
Anote a margem bruta e a direção do caixa para o mês
Marque qualquer coisa acima de $500 sem categoria ou história
Atualize sua previsão de caixa de 90 dias com os números reais
Pronto — menos de 40 minutos se o hábito for mensal, horas se não for

Quando contratar um contador

A regra é simples: contrate quando a contabilidade lhe custar mais em tempo e erros do que a taxa mensal. Para a maioria dos fundadores, isso acontece em algum lugar entre $20.000 e $50.000 por mês em receita, ou quando a folha de pagamento chega. Os sinais são concretos: você está mais de um mês atrasado, você teme a tarefa ou seu preparador de impostos faz perguntas que você não consegue responder.

O livro é o negócio

Fundadores que mantêm um livro-razão limpo não precisam ser informados quando estão em apuros; o livro lhes diz. A tabela de margens, a reserva de caixa, a escada de preços — cada decisão financeira nos guias deste site é baseada no livro-razão. A contabilidade não é uma tarefa imposta ao negócio; é o negócio, mantido em uma forma que você pode ler.